Как получить справку об отсутствии задолженности по налогам?

Что такое справка об отсутствии задолженности по налогам и когда она нужна

Справка об отсутствии задолженности по налогам — это официальный документ, который выдает ФНС России по запросу налогоплательщика. В ней подтверждается, что на указанную дату у заявителя нет недоимки по налогам, сборам, страховым взносам, а также начисленных пеней, штрафов и процентов. Документ используется как универсальное подтверждение налоговой благонадежности и принимается большинством организаций, для которых важна дисциплина расчетов с бюджетом.

Чаще всего справка требуется при оформлении кредита или ипотеки, участии в тендерах по 44‑ФЗ и 223‑ФЗ, получении субсидий и грантов, продлении лицензий, аккредитации на электронных площадках, оформлении долговременных виз, при смене учредителей и руководителей, а также при ликвидации и реорганизации компаний. Для самозанятых и ИП документ также полезен при взаимодействии с банками и корпоративными заказчиками.

Справка подтверждает состояние расчетов только на дату ее формирования. Это означает, что любые начисления или платежи, проведенные позже, в документ не попадут. Поэтому многие банки и заказчики устанавливают срок давности справки — от 10 до 30 календарных дней. Уточняйте требования именно той организации, куда вы предоставляете документ.

Выдается справка как в электронном виде (подписана усиленной квалифицированной электронной подписью должностного лица), так и на бумаге с подписью и печатью. Электронная форма удобна для быстрого предоставления через интернет, бумажная — для личного предъявления по месту требования. Оба формата юридически равнозначны, если соблюдены требования к подписи и реквизитам.

Важно отличать справку об отсутствии задолженности от выписки о состоянии расчетов. Выписка показывает детализацию начислений и платежей, а справка — итоговый статус «есть/нет задолженности» на конкретную дату. Для банков, тендерных комиссий и визовых центров чаще всего нужна именно справка, а не выписка. Рекомендуем заранее проверять условия в регламенте принимающей стороны, чтобы избежать повторного запроса.

Запросить документ можно онлайн в Личном кабинете на https://www.nalog.ru, через https://www.gosuslugi.ru, а также очно — в своей инспекции или через МФЦ. Срок подготовки обычно составляет до 10 рабочих дней, однако на практике электронные справки формируются быстрее.

Правовые основания: какие справки выдает ФНС и в чем разница

Право налогоплательщика запрашивать и получать сведения о состоянии расчетов с бюджетом закреплено в Налоговом кодексе (права налогоплательщика и обязанности налоговых органов). Государственная услуга предоставляется ФНС России по административному регламенту, а порядок межведомственного взаимодействия определяется общими правилами оказания госуслуг. Это обеспечивает единые подходы к срокам, форматам и процедурам, независимо от канала обращения.

Ключевые формы документов, которые часто путают:

• Справка об исполнении обязанности по уплате налогов, сборов, страховых взносов, пеней, штрафов и процентов — подтверждает отсутствие (или наличие) недоимки на заданную дату. Это «та самая» справка об отсутствии задолженности.
• Справка (выписка) о состоянии расчетов — показывает текущее состояние лицевых счетов: начислено, уплачено, задолженность, переплата. Используется для внутреннего контроля и сверок.
• Акт сверки расчетов — совместный документ налогоплательщика и инспекции с взаимным подтверждением сальдо и оборотов. Требуется при сложных расхождениях, ликвидации, подготовке к проверкам.

Разница существенна: если получателю нужен именно факт отсутствия долгов — запрашивайте «справку об исполнении обязанности по уплате», а не выписку. Выписка и акт сверки полезны для подготовки и устранения разногласий, но они не заменяют итоговую справку для банков и закупок.

Справка может оформляться по каждому уровню бюджета и виду платежа (налоги, сборы, страховые взносы), а также в целом по налогоплательщику. В документе отражаются консолидированные данные по всем местам постановки на учет. Если у организации несколько КПП, важно убедиться, что справка сформирована с учетом всех подразделений.

Пределы раскрытия информации ограничены налоговой тайной. Полный пакет сведений выдается только самому налогоплательщику или его уполномоченному представителю. Третьи лица (например, контрагенты) не могут получить вашу справку по собственной инициативе без доверенности.

Сроки, формат, способы получения и основания для отказа в предоставлении услуги регламентированы ведомственными правилами. При обращении через МФЦ действует принцип «одного окна» и межведомственный обмен, но сроки могут увеличиваться на время доставки документов между ведомствами.

Как получить справку онлайн через Личный кабинет на nalog.ru

Онлайн-запрос — самый удобный способ получить справку быстро и без визитов. Доступ осуществляется через Личный кабинет на сайте https://www.nalog.ru. Войти можно по логину и паролю, электронной подписи или через учетную запись ЕСИА (Портал Госуслуги). Для юридических лиц и ИП доступны специализированные кабинеты.

Пошаговый алгоритм:

• Авторизуйтесь в Личном кабинете.
• Откройте раздел «Жизненные ситуации» или «Справки и выписки» (название может отличаться в интерфейсах для физлиц/организаций).
• Выберите услугу «Справка об исполнении обязанности по уплате…».
• Укажите заявителя (физлицо/ИП/организация), период и дату формирования, при необходимости — способ получения (электронно или бумажная выдача).
• Проверьте контактные данные и отправьте запрос. Заявлению автоматически присваивается номер.

Готовый документ поступит в раздел входящих сообщений/документов Личного кабинета. Уведомление придет на e‑mail или телефон, если включены оповещения. Электронная справка предоставляется в формате PDF, подписанном усиленной квалифицированной ЭП ФНС России. Такой файл можно сразу направлять банку, заказчику или распечатать.

На практике электронные справки формируются в течение 1–5 рабочих дней, а максимальный срок — до 10 рабочих дней. Если видите незакрытую задолженность, проверьте раздел «Состояние расчетов» и оплатите начисления онлайн. После зачисления денег в бюджет статус обновится, и справку можно запросить повторно.

Преимущества онлайн‑способа очевидны: отсутствие очередей, прозрачный трекинг статуса, юридически значимый электронный документ. Для организаций в ЛК доступны массовые запросы и хранение архива справок, что удобно для регулярных процедур комплаенса.

Как заказать справку через Госуслуги (ЕСИА)

Получить справку можно и через Портал Госуслуги. Этот способ удобен тем, что не требует отдельной регистрации на сторонних ресурсах: достаточно подтвержденной учетной записи ЕСИА. Услуга доступна для физлиц, ИП и представителей организаций, если к учетной записи привязаны соответствующие полномочия.

Как подать запрос:

• Перейдите на страницу услуги «Предоставление справки об исполнении обязанности по уплате налогов…» на https://www.gosuslugi.ru.
• Авторизуйтесь в ЕСИА и подтвердите согласие на передачу данных в ФНС России.
• Заполните форму: сведения о заявителе, способ получения (электронно/на бумаге), контактные данные. При необходимости приложите доверенность для представителя.
• Отправьте заявление и отслеживайте статус в личном кабинете Госуслуг.

В ряде случаев система переадресует вас в Личный кабинет налогоплательщика для завершения оформления. Это штатный сценарий межведомственного взаимодействия: логин через ЕСИА автоматически откроет доступ к сервисам ФНС России, где вы подпишете и отправите запрос.

Готовая электронная справка поступит в ваш профиль на Госуслугах и/или в Личный кабинет на nalog.ru. Бумажный экземпляр можно получить в инспекции или заказать почтовую доставку (если такая опция доступна). Срок предоставления документа — до 10 рабочих дней, при этом электронный ответ часто приходит быстрее.

Важно: для представителя юридического лица необходимо корректно оформить полномочия в системе Госуслуг и в Личном кабинете организации. Проверьте, чтобы у аккаунта был доступ к услугам именно этой компании, иначе запрос будет отклонен по причине отсутствия прав.

Подача заявления в ИФНС и через МФЦ: пошаговый порядок

Если вы предпочитаете личное обращение, подать заявление можно в своей инспекции или через ближайший МФЦ. Очный формат удобен, когда требуется бумажный оригинал с живой подписью и печатью или когда нужно уточнить детали с сотрудником.

В инспекции (ИФНС) порядок следующий:

• Подготовьте паспорт и ИНН (для юрлица — реквизиты и документы, подтверждающие полномочия представителя).
• Заполните заявление на выдачу справки об исполнении обязанности по уплате налогов (бланк выдадут на месте или скачайте заранее).
• Укажите желаемый способ получения: лично, по доверенности, почтой или в электронном виде.
• Передайте заявление в окно приема, получите талон/расписку с регистрационным номером обращения.

Через МФЦ действуют те же правила, но документы передаются в инспекцию курьерской связью. Срок может увеличиться на 1–3 дня из‑за логистики между МФЦ и ИФНС. Готовность уведомят по указанным контактам; забрать документ можно в том же МФЦ или непосредственно в инспекции, если так указано в заявлении.

Советы для ускорения:

• Перед визитом проверьте состояние расчетов в онлайн‑сервисах и погасите возможные задолженности.
• Для организаций захватите карточку с реквизитами и сведения о КПП филиалов, чтобы справка охватывала все места учета.
• Если обращается представитель, подготовьте доверенность и документ, удостоверяющий личность.

Услуга предоставляется без госпошлины. Отказать в приеме заявления не вправе при наличии паспорта и корректно оформленных полномочий. Если в ходе проверки выявится задолженность, вы получите справку с указанием наличия недоимки либо уведомление с предложением урегулировать расчеты и подать новый запрос.

Какие документы нужны физлицам, ИП и юрлицам

Перечень документов зависит от статуса заявителя и способа обращения. Цель — подтвердить личность и наличие полномочий на получение сведений, составляющих налоговую тайну.

Физические лица

• Паспорт гражданина.
• ИНН (если есть; номер можно найти в ЛК или выписке).
• При обращении представителя — доверенность и паспорт представителя.

Индивидуальные предприниматели

• Паспорт заявителя.
• ИНН, ОГРНИП (можно указать в заявлении).
• Доверенность — если действует представитель.

Юридические лица

• Документ, удостоверяющий личность представителя.
• Документы о полномочиях: приказ/протокол о назначении руководителя или доверенность от организации.
• Реквизиты организации (ИНН, ОГРН, КПП), при необходимости — список обособленных подразделений.

Для иностранных граждан — документ, удостоверяющий личность, и реквизиты регистрации, для иностранных компаний — документы о постановке на учет. При электронном обращении через ЛК многие реквизиты подтягиваются автоматически, и достаточно подтвердить отправку.

Нотариальное удостоверение доверенности требуется, если она выдана физическим лицом третьему лицу для представления интересов перед налоговым органом вне присутствия доверителя, либо если этого требует внутренняя политика получателя справки (банк, заказчик). Для юридических лиц чаще достаточно корпоративной доверенности за подписью руководителя.

Если цель — справка «без задолженности» для большой организации с филиалами, заранее проведите сверку расчетов по всем КПП, чтобы исключить локальные недоимки. Это позволит получить «чистый» документ с первого раза.

Представитель и доверенность: требования к оформлению

Получать справку за налогоплательщика вправе представитель при наличии надлежащим образом оформленных полномочий. Это важно, так как документ содержит сведения, относящиеся к налоговой тайне.

Для физических лиц допустима простая письменная доверенность с указанием:

• данных доверителя и представителя (ФИО, паспортные данные, ИНН при наличии);
• четкого перечня полномочий: подача заявления и получение справки об исполнении обязанности по уплате налогов;
• срока действия доверенности и подписи доверителя.

Для юридических лиц обычно применяется корпоративная доверенность за подписью руководителя. Указываются реквизиты компании, представитель, объем полномочий, срок и право передоверия (при необходимости). Если представитель действует от имени руководителя, приложите документ, подтверждающий статус руководителя (приказ/протокол).

Нотариальное удостоверение требуется в случаях, прямо предусмотренных законом или когда документ подается без личного присутствия доверителя и того требует налоговый орган или принимающая сторона. При обращении в электронной форме полномочия подтверждаются квалифицированной электронной подписью уполномоченного лица.

Полезные советы:

• Пропишите формулировку «получение справок и иных сведений, содержащих налоговую тайну, в налоговых органах» — это расширит применимость доверенности.
• Уточните, в какие инспекции и по каким КПП разрешено обращаться, если у организации есть филиалы.
• Храните скан доверенности — его могут запросить при электронном взаимодействии.

При подаче через МФЦ оригинал доверенности предъявляется сотруднику для сверки и, как правило, копируется в дело. Отсутствие или некорректное оформление полномочий — одна из частых причин отказа в выдаче справки.

Срок изготовления, форма выдачи и срок действия справки

Справка готовится, как правило, в срок до 10 рабочих дней с момента регистрации заявления. На практике при электронных обращениях срок часто сокращается до 1–5 рабочих дней благодаря автоматизации внутренних проверок. Через МФЦ возможна дополнительная логистика, поэтому общий срок может увеличиться на 1–3 дня.

Форматы выдачи:

• Электронный документ (PDF), подписанный усиленной квалифицированной ЭП должностного лица ФНС России. Юридически значим и принимается большинством организаций.
• Бумажный оригинал с подписью и печатью инспекции. Выдается лично, по доверенности или направляется почтой по выбору заявителя.

Срок действия справки законом не фиксирован: документ отражает состояние на конкретную дату. Принимающие организации устанавливают собственные требования к «свежести» — обычно 10, 14, 30 или 90 календарных дней. Для участия в закупках по 44‑ФЗ часто достаточно актуальной информации из реестров, но заказчики могут запросить именно справку, выданную не ранее определенной даты.

Если в период ожидания произошли изменения (например, начислен транспортный налог или пеня), они не попадут в уже сформированную справку. В таких случаях проще запросить новую. Для юридических лиц с обособленными подразделениями рекомендуется синхронизировать сроки запросов, чтобы единый пакет документов соответствовал одному периоду.

Выбирая формат, ориентируйтесь на требования получателя. Банки и визовые центры все чаще принимают электронный вариант, если он подписан ЭП и есть возможность верификации. Тем не менее некоторые процедуры по‑прежнему предпочитают бумажный оригинал.

Электронная справка ФНС: ЭП, QR‑код и проверка подлинности

Электронная справка предоставляется в формате PDF и имеет полную юридическую силу благодаря усиленной квалифицированной электронной подписи должностного лица ФНС России. Подпись позволяет подтвердить неизменность документа и подлинность источника.

Как проверить подлинность:

• Откройте файл и просмотрите свойства подписи: должна отображаться действительная ЭП ФНС России без предупреждений о недоверенном сертификате.
• Используйте сервис проверки электронной подписи (в том числе через специализированные криптопровайдеры) или соответствующий раздел на nalog.ru.
• Сверьте реквизиты: ФИО/наименование, ИНН, дата формирования, номер документа.

Современные шаблоны могут содержать штрихкод или QR‑код для ускоренной верификации. Сканирование переносит на страницу проверки, где по контрольным реквизитам подтверждается актуальность справки. Ключевым юридическим признаком остается ЭП; QR‑код — инструмент для удобства.

Печать электронного файла допустима — многие организации принимают распечатку при условии возможности проверки ЭП по электронному файлу. Лучше направлять оригинал PDF вместе с распечаткой, чтобы приемная сторона могла провести криптографическую проверку.

Если при проверке подписи система выдает предупреждения, убедитесь, что доверенные корневые сертификаты обновлены, а также установлены необходимые компоненты криптопровайдера. При сомнениях можно запросить повторную отправку документа через Личный кабинет или обратиться в свою инспекцию.

Сколько стоит: бесплатная услуга ФНС

Выдача справки об отсутствии задолженности — государственная услуга, предоставляемая без взимания платы. Госпошлина не предусмотрена независимо от канала обращения: онлайн через Личный кабинет, через Госуслуги, в инспекции или через МФЦ.

Возможные сопутствующие расходы несут добровольный характер и зависят от ваших потребностей:

• Нотариальное удостоверение доверенности (если необходимо по требованиям получателя или по вашему выбору).
• Почтовые расходы при пересылке бумажного оригинала.
• Печать и копирование документов, заверение копий для внутренних процедур.

Банки, тендерные площадки и визовые центры не имеют права требовать уплаты каких‑либо сборов за выдачу справки со стороны налогового органа. Они могут предложить платные сервисы по доставке или верификации, но это не связано с работой ФНС России.

Если в процессе запроса вам предлагают оплатить «ускорение» выдачи справки, это повод насторожиться. Сроки предоставления регламентированы и зависят только от внутренних процедур проверки. Используйте официальные каналы: nalog.ru, gosuslugi.ru, МФЦ или свою ИФНС.

Для компаний с регулярной потребностью в таких документах оптимально наладить внутренний календарь запросов и хранение электронного архива. Это экономит время и исключает внеплановые расходы на курьерскую доставку бумажных оригиналов.

Что делать, если есть задолженность: проверка, оплата и повторный запрос

Если в справке указано наличие недоимки или при предварительной проверке вы увидели задолженность, действуйте последовательно. В первую очередь уточните ее состав: вид налога, период, сумма основного долга, пени и штрафы. Это можно сделать в Личном кабинете или запросить выписку о состоянии расчетов.

Далее — погашение:

• Оплатите начисления онлайн на nalog.ru или через банк по реквизитам.
• Убедитесь, что назначение платежа заполнено корректно (ИНН, КБК, ОКТМО, период).
• Сохраните платежные документы до отражения в лицевом счете.

Зачисление средств и обновление статуса в базе может занимать от 1 до 7 рабочих дней в зависимости от банка и вида платежа. Если необходимо срочно предоставить «чистую» справку, свяжитесь с инспекцией и уточните, можно ли учесть платеж оперативно при наличии подтверждающих документов.

После погашения запросите новую справку. Рекомендуем предварительно проверить раздел «Состояние расчетов» в ЛК: отсутствие сальдо по недоимке и пеням означает, что документ должен сформироваться без ограничений. При спорных моментах (например, платеж ушел не на тот КБК) подайте заявление о перераспределении/уточнении платежа.

Если задолженность связана с начислениями по результатам проверки или исполнительным производством, уточните порядок и сроки урегулирования. Иногда возможно заключение соглашения о рассрочке/отсрочке, но тогда справка будет отражать наличие обязательств до полного исполнения.

Частые ошибки при запросе и причины отказа

Практика показывает, что большинство задержек связано с неточностями в заявлении или полномочиях представителя. Избежать их несложно, если учесть типичные случаи.

• Неверно указан заявитель или ИНН. Проверьте, кто именно запрашивает документ: физлицо, ИП или организация, и корректность реквизитов.
• Неохваченные КПП у организаций. Если есть филиалы, убедитесь, что справка формируется по всем местам учета.
• Отсутствие или некорректная доверенность у представителя. Полномочия должны прямо включать право получения справок, содержащих налоговую тайну.
• Задолженность, не отраженная в учете заявителя (например, в другом регионе/КПП). Проведите сверку расчетов перед подачей.
• Технические ошибки при онлайн‑запросе: устаревшие сертификаты ЭП, некорректные файлы доверенности, неверный формат контактов.

Основания для отказа в выдаче справки как услуги встречаются редко и, как правило, связаны с нарушением процедуры (нет полномочий, невозможно идентифицировать заявителя, запрошена информация о третьем лице без согласия/доверенности). При наличии задолженности документ обычно выдается с указанием факта долга, а не отклоняется.

Чтобы минимизировать риски, сформируйте внутренний чек‑лист: проверка ИНН/ОГРН/КПП, актуализация ЭП, наличие доверенностей, сверка расчетов за последний период. Если нужен «чистый» документ к конкретной дате, подайте запрос заблаговременно и обеспечьте отсутствие новых начислений в этот период.

В случае отказа вы вправе устранить причины и подать заявление повторно. При несогласии с отказом подайте жалобу в вышестоящий налоговый орган через Личный кабинет или по установленной процедуре досудебного обжалования.

Справка для банка, тендера, визы: требования к сроку и формату

Получатели по‑разному подходят к срокам и допустимому формату документа. Для кредитных организаций справка — элемент оценки платежной дисциплины. Большинство банков принимает электронный PDF с ЭП ФНС России, однако некоторые отделения по внутренним правилам просят бумажный оригинал. Срок «свежести» обычно 30 календарных дней, по ипотеке — иногда 14 дней.

В закупках по 44‑ФЗ и 223‑ФЗ информация об отсутствии задолженности может проверяться автоматически через межведомственный обмен. Тем не менее заказчик вправе запросить справку от участника. Здесь чаще всего требуется документ не старше 30 дней на дату подачи заявки или подписания контракта. Для крупных лотов могут уточнять охват всех КПП.

В визовых вопросах справка иногда нужна при длительных или деловых поездках в страны с усиленными проверками финансовой дисциплины заявителя. Консульства обычно принимают бумажный оригинал либо электронный документ при наличии возможности проверки подписи. Перед подачей уточните требования конкретного визового центра: формат и предельный срок давности могут отличаться.

Рекомендации по подготовке пакета:

• Запрашивайте справку ближе к дате подачи документов, но с запасом на срок изготовления.
• Храните исходный PDF и направляйте его вместе с распечаткой — это упростит верификацию.
• Для организаций с филиалами приложите сопроводительное письмо с указанием, что справка охватывает все КПП.

Если требования получателя строго регламентированы (например, «только бумажный оригинал»), отметьте это в заявлении при подаче и укажите способ получения «на бумаге». Это поможет избежать повторной процедуры.

Как проверить наличие задолженности заранее: акт сверки и выписка из ЛК

Чтобы гарантированно получить «чистую» справку, заранее убедитесь в отсутствии долгов и расхождений в учетах. Самые удобные инструменты — Личный кабинет на nalog.ru и акт сверки расчетов.

В Личном кабинете доступны:

• Сводная панель «Состояние расчетов» — показывает задолженность и переплату по каждому виду налога и взноса.
• Детализация начислений и платежей с возможностью оплаты онлайн.
• Формирование выписки/справки о состоянии расчетов за произвольный период.

Если видите несоответствия (например, платеж не отразился или «ушел» на другой КБК), подайте заявление об уточнении платежа и приложите подтверждающие документы. Для компаний с большим оборотом полезно провести акт сверки: инспекция и налогоплательщик согласуют остатки и обороты, фиксируя результат в двустороннем документе.

Проведенная сверка снижает риск появления «внезапных» долгов в момент формирования справки, особенно при наличии нескольких КПП и регулярных корректировок. После устранения расхождений запросите итоговую справку об отсутствии задолженности — так вы избежите задержек у получателя.

Практический лайфхак: установите регулярную проверку в конце квартала и перед важными сделками. Это позволит вовремя закрыть начисления, пеню и штрафы, а также предусмотреть резерв времени на обновление данных в учетных системах.